Chaque début d’année est marqué par un événement important pour une entreprise : les vœux du Président. Il s’agit d’un moment clé qui permet de féliciter les salariés pour leur engagement. C’est également lors de ce rassemblement que le PDG revient sur les points forts de l’année passée, et affirme ses positions pour les mois à venir. Vous avez en charge l’organisation des vœux d’entreprise de votre boîte ? On vous donne nos meilleurs conseils pour faire de votre événement une réussite !
Organiser une belle cérémonie de vœux d’entreprise : ce qu’il faut retenir
La présentation des vœux d’entreprise est une occasion de renforcer la cohésion des équipes, de partager une nouvelle vision stratégique, et de valoriser les contributions des collaborateurs.
Pour organiser une belle soirée, nous vous conseillons de :
- définir les objectifs de la cérémonie ;
- faire une liste d’invités en amont ;
- choisir le format idéal (cocktail, buffet, repas…) ;
- prévoir le budget ;
- choisir un lieu accessible et une date qui convient à tous les convives ;
- programmer les animations ;
- prévoir la coordination de la logistique ;
- envoyer les invitations ;
- profiter de la soirée.
Bon à savoir : vous pouvez aussi confier l’organisation complète des vœux de votre entreprise à Gastronomia, votre traiteur événementiel en Île-de-France. Faites-nous part de votre projet dès maintenant !
Pourquoi présenter ses vœux d’entreprise lors d’un événement spécial ?
Organiser un événement dédié à la présentation des vœux d’entreprise offre de nombreux avantages non négligeables, tant pour la société que pour ses collaborateurs. En effet, cette cérémonie permet de :
- Renforcer la cohésion et la motivation des équipes : c’est une occasion unique de rassembler l’ensemble des collaborateurs ! Cela permet de créer un sentiment d’appartenance, de célébrer les réussites de l’année écoulée, et de remercier tout le monde pour leur implication.
- Communiquer efficacement sur la vision et les objectifs de l’entreprise : une soirée de vœux d’entreprise offre un cadre idéal pour inspirer et mobiliser tous les employés !
- Valoriser les collaborateurs et leurs contributions : récompenser les performances individuelles et collectives, tout en soulignant l’importance de chaque personne, témoigne de votre reconnaissance envers vos employés.
- Promouvoir la culture et les valeurs de l’entreprise : le choix du lieu, du programme, des animations, et de la communication autour de l’événement peut contribuer à véhiculer les valeurs et l’esprit de l’entreprise.
- Améliorer l’image de l’entreprise et attirer des talents : renforcez l’attractivité de la compagnie auprès des partenaires, clients et potentielles recrues en mettant en avant les moments forts ! C’est l’occasion de montrer le dynamisme de l’entreprise, sa culture positive, et son souci du bien-être de ses collaborateurs.
Comment réussir l’organisation de ses vœux d’entreprise ?
Nous vous conseillons de procéder par étape pour assurer une organisation optimale de votre cérémonie.
1. Définir les objectifs de l’événement
La première étape pour assurer une organisation de vœux d’entreprise réussie est de définir clairement vos objectifs. Souhaitez-vous :
- Renforcer la cohésion d’équipe ?
- Motiver les collaborateurs et les remercier pour leur implication ?
- Communiquer sur les résultats de l’année passée et les objectifs à venir ?
- Promouvoir la culture et les valeurs de l’entreprise ?
Définir ces objectifs avec précision est essentiel, car ils orientent toutes les décisions importantes liées à l’organisation comme le choix du lieu, le programme, le budget ou encore la stratégie de communication.
Surtout, il permet de savoir quel message doit être véhiculé lors du discours annuel du Président, du Directeur Général ou de toute autre personnalité représentant la société. Cette prise de parole doit en effet offrir une vision claire de l’entreprise, de son actualité, et de vos attentes vis-à-vis des collaborateurs.
2. Faire la liste des invités
Il est temps de dresser la liste des invités ! En fonction de vos objectifs et du budget alloué, vous devrez définir qui seront les convives de cet événement :
- vos collaborateurs ;
- les membres de la direction ;
- vos clients et partenaires ;
- vos anciens collaborateurs.
Une fois que vous avez défini les grandes catégories d’invités, vous pouvez établir une liste nominative. N’oubliez pas de mentionner les noms, prénoms et titres de chaque personne, ainsi que leurs coordonnées pour pouvoir les contacter.
Notez qu’il est important de vous y prendre à l’avance ! Cela vous permettra de vous assurer que vous avez bien identifié tous les convives.
3. Choisir le format de la réception
Le choix du format de votre cérémonie des vœux d’entreprise doit être en adéquation avec vos objectifs, votre budget, et le nombre d’invités. Chez Gastronomia, votre traiteur parisien, nous vous conseillons sur le type d’événement et de repas pour votre fête de fin d’année le plus adapté à vos besoins :
- Le cocktail dînatoire : une très bonne idée pour vos vœux d’entreprise ! Classique et convivial, il est idéal pour un grand nombre d’invités. Il permet aux gens de se déplacer facilement et de discuter entre eux. Vous pouvez même prévoir un buffet ou des animations pour agrémenter la soirée !
- Le dîner assis : un format plus formel, parfait pour une occasion spéciale ou pour remercier vos clients et partenaires. Vous pouvez choisir un menu gastronomique, et prévoir des discours ou des animations pendant le repas.
- La soirée à thème : un format original et festif, idéal pour créer une ambiance conviviale et mémorable ! Vous pouvez choisir un thème en lien avec l’activité de votre entreprise ou avec la période de l’année.
4. Élaborer un budget approprié
Vous avez vos objectifs, vos invités, et savez quel format est idéal pour votre événement ? Vous pouvez définir votre budget ! Il vous permettra de cadrer vos choix, et de prendre les bonnes décisions. Commencez par fixer vos priorités, et établissez une liste des dépenses prévisionnelles. Cela peut inclure :
- la location du lieu ;
- la restauration ;
- les animations ;
- la communication (invitations, papeterie, etc.) ;
- la décoration ;
- la technique (sonorisation, éclairage, etc.) ;
- les frais annexes (assurance, sécurité, etc.).
N’oubliez pas de prévoir une marge de manœuvre pour les imprévus, car il y a toujours des frais cachés ou des dépenses inattendues qui peuvent survenir !
5. Choisir un lieu et une date
Le choix du lieu et de la date est une étape clé dans l’organisation des vœux d’entreprise. En effet, opter pour une date propice est essentiel pour maximiser la participation des collaborateurs ! Un tel événement se déroule généralement en début d’année ou juste après les fêtes.
Concernant l’endroit où se tiendra l’événement, il doit être central et accessible à tous les participants, tout en reflétant l’ampleur et l’ambiance que vous souhaitez lui donner. La capacité du lieu doit correspondre au nombre prévu d’invités, et il doit également disposer des installations nécessaires pour répondre aux exigences techniques, logistiques et d’accueil.
Si besoin, Gastronomia Traiteur vous aide d’ailleurs à trouver le lieu de réception idéal !
6. Développer le programme de la soirée
Un programme de soirée bien structuré est essentiel pour assurer le succès de votre cérémonie. Commencez par prévoir un discours d’ouverture inspirant, souvent prononcé par le Président ou le Directeur Général, pour accueillir les invités et communiquer les messages clés de l’entreprise. Ensuite, enchaînez avec une présentation des réalisations de l’année passée et des objectifs à venir, tout en intégrant des annonces importantes si nécessaire. Vous pouvez ensuite poursuivre avec une séquence de reconnaissance et de récompenses, où les performances individuelles et collectives seront mises à l’honneur.
Prévoyez également une animation pour vos voeux d’entreprise qui reflète le thème de la soirée et renforce la convivialité ! Avec votre traiteur événementiel Gastronomia, vous pouvez planifier des animations culinaires, faire appel à l’un de nos photographes partenaires pour animer un photobooth ou à un DJ reconnus sur la scène parisienne.
Enfin, concluez avec un moment de réseautage autour d’un cocktail dînatoire ou d’un buffet pour permettre à vos collaborateurs de socialiser, et d’échanger dans une ambiance détendue !
7. Coordonner la logistique
Une coordination logistique soignée permet de créer un événement fluide et mémorable, où chaque détail contribue à une expérience positive pour les participants. Pourtant, organiser une soirée aussi importante que des vœux d’entreprise ne s’improvisent pas ! Il faut gérer les invitations, la réservation des prestataires, le personnel d’accueil, les animateurs, la décoration, etc.
Vous devez organiser les vœux de votre entreprise, mais vous n’avez ni le temps ni les compétences ? Confiez-nous l’organisation complète de votre événement ! Au fil des ans, Gastronomia Traiteur a lié des partenariats avec de nombreux acteurs de l’événementiel en région parisienne. Nous avons développé un ensemble de services haut de gamme destinés à vous simplifier la vie : restauration, maîtres d’hôtel, personnel de services, aide pour la décoration, animations, etc.
Finalement, la seule chose dont vous devrez vous préoccuper est de fixer la date et de nous informer du nombre d’invités. On s’occupe du reste !
8. Envoyer les invitations
Il ne vous reste plus qu’à prévoir les invitations ! Celles-ci doivent être envoyées suffisamment tôt, généralement 4 à 6 semaines avant l’événement, pour laisser aux invités le temps de planifier leur présence.
Assurez-vous que l’invitation reflète le thème et l’ambiance de la soirée, tout en communiquant clairement les détails essentiels comme la date, le lieu, l’horaire et le dress code. N’hésitez pas à inclure un RSVP pour faciliter la confirmation de présence et la planification logistique.
Pour les rappels, optez pour un suivi via e-mail ou téléphone afin de maximiser la participation, et vous assurer que chacun dispose des informations nécessaires.
9. Profiter de la soirée de voeux d’entreprise
Après des semaines de préparation, il est important de s’assurer que tout soit en place le jour J, depuis la décoration et l’équipement technique jusqu’à l’accueil des invités. Chez Gastronomia, nous vous offrons la possibilité de profiter des services d’un premier maître d’hôtel pour coordonner votre événement, gérer les imprévus, et garantir son bon déroulement : de quoi vous permettre de profiter de la soirée sans tracas !
Après l’événement, pensez à recueillir le feedback des participants pour comprendre ce qui a fonctionné, et ce qui pourrait être amélioré. Analysez les indicateurs clés de performance (KPI) comme le taux de participation ou le niveau d’engagement pour évaluer l’impact global de la soirée.
Enfin, partagez les photos et vidéos de l’événement sur les réseaux sociaux pour prolonger l’enthousiasme, et renforcer le sentiment d’appartenance !
Votre traiteur événementiel pour vos voeux professionnels à Paris
Faites appel à Gastronomia Traiteur pour vos vœux de nouvelle année ! Depuis plus de 40 ans, nous nous sommes spécialisés dans l’organisation d’événements pour les professionnels et les entreprises. Notre amour des saveurs et des bons produits reste, encore aujourd’hui, notre plus grande motivation.
Grâce aux nombreux chefs avec lesquels nous travaillons, nous vous proposons une carte très variée pour vos voeux d’entreprise aux meilleurs prix.
Avec notre service traiteur, vos équipes profiteront pleinement de l’événement, vous permettant de vous concentrer sur ce qui compte vraiment : la présentation de vos vœux.
Demandez votre devis dès maintenant pour votre prochaine soirée en région parisienne !
